softa

Ihme ja kumma

Vaikka toiminnanohjaus on tylsä ja monimutkainen aihe, on Gallery-ohjelma kiinnostava ja helppokäyttöinen. Sen avulla toiminnanohjauksen eri tehtävät on saatu samaan pakettiin ja sen ominaisuuksiin kuuluu olennaisena osana selkeä ja toiminnallinen käyttöliittymä, jota oppii käyttämään muutamassa hetkessä.

Ohjelmaa on kehitetty lähes kaksikymmentä vuotta, eri alojen asiantuntijoiden kanssa. Sen ydin lepää vahvasti graafisen teollisuuden perinteisissä prosesseissa, joiden uudenaikaistaminen on jatkuvaa. Nykyisin sitä käytetään myös cross-media-alalla ja pakkausteollisuudessa.

Gallery ohjelmalla säästätte aikaa ja samalla rahaa, koska liiketoimintanne prosessit hallitaan yhdellä ja yhteismitallistettavalla tavalla.

ERP / MIS

Liiketoiminnan osat haltuun Gallerylla

Gallery integroi yrityksen liiketoiminnan eri osat yhteen järjestelmään. Ohjelman kaikki ominaisuudet on käytössä kaikilla Galleryn asiakkailla. Versiopäivitykset tehdään keskitetysti kaikille.

ERP -järjestelmän käyttöönoton katsotaan olevan kallista ja aikaavievää. Tämä ei päde Gallery ohjelmaan ja sen voi todistaa Galleryn asiakkaat. Asiakkaita lähinnä harmittaa se, että he eivät ole siirtyneet Gallery käyttäjiksi aikaisemmin.

Galleryn ERP filosofia on yksinkertainen. Koko ajatus lähtee ihmisestä. Ihminen on keskiössä ja järjestelmä palvelee häntä.

Villi hinnoittelu tuhoaa yrityksen

Tarvitsette Gallerya saadaksenne hinnoittelun hallintaan ja todellisen kulurakenteen selville.

 

 

 

 

Asiakas / CRM

Henkilö- ja yritystiedot

Asiakkaat ovat aina ihmisiä. Galleryn CRM osiossa voidaan asiakkaan tietoja käsitellä henkilötasolla, mutta asiakokonaisuuksista riippuen myös asiakasryhminä, segmentteinä tai yritystasolla.

Galleryyn voi lisätä helposti uuden asiakkaan.

Yhdellä silmäyksellä pystyy näkemään tehdyt kontaktit, tarjoukset, tilaukset  ja laskut, sekä seuraamaan niiden statusta.

Asiakkaan lähettämiä tiedostoja (Word, PDF, Excel) voi tuoda asiakaskortille, jolloin ne on kaikkien hyödynnettävissä. 

Tarroja pystyy tulostamaan, tai tallentamaan asiakastiedot tiedostoksi digipainatusta varten suoraan Gallerysta.

Maksuhäiriöiden ilmetessä voi toimituskiellon määrittää helposti yhdellä klikkauksella.

Asiakkaan omat valmistuotteet on nähtävillä saldoineen.

Yhteydenotot

Gallery ohjelmassa yhteydenotot voidaan tallentaa helposti kaikkien käyttöön. Yhteydenottojen hallinta tehdään sen tavan mukaisesti miten yrityksessä on totuttu toimimaan. 

Koko organisaatio hyötyy kun yhteydenotot on kaikkien käytettävissä. Tämä korostuu erityisesti silloin, kun esimerkiksi myyjä sairastuu tai on lomalla.

Kaikkien avoimien yhteydenottojen seuranta voidaan tehdä helposti yhdellä selauksella.

Tarjouslaskenta

Joustavaa, nopeaa ja helppoa

Gallery hinnoitelulla vältät villiä hinnoittelua. Se on johdonmukainen ja perustuu oman työn, materiaalien ja alihankinnan kustannuksiin. 

Tarjouslaskelmassa katelaskelma, kustannusrakenne, myyntikate, käyttökate ja voittoprosentti, näkyy yhdellä silmäyksellä!

Gallery-ohjelmassa on etukäteen määritelty erilaisia tuoterunkoja/tuotepohjia. Niitä voidaan hyödyntää kun tehdään uusi tarjous. Tästä syystä tarjouksen tekeminen voidaan tehdä salamannopeasti.

Vanhan tarjouksen voi myös monistaa, jolloin tarjouksen tekeminen on vieläkin nopeampaa.

Vaihtoehtotarjouksen tekeminen onnistuu myös. Samassa tarjouksessa on tällöin yksi tuote esimerkiksi monella eri materiaalivaihtoehdolla.

Ennen lopullisen hinnan hyväksymistä myyjän pitää aina tarkastaa tuotantoputken työvaiheet. Se tehdään Gallery-ohjelmassa yhdellä silmäyksellä samalla tarjouslomakkeella.

Jos tarjous sisältää alihankintatyötä, voidaan alihankkijalle lähettää tarjouspyyntö PDF tiedostona suoraan tarjouslomakkeelta.

Varastotuotteet ja tarvikkeet voidaan tarjota samassa tarjouksessa tuotantotuotteiden kanssa.

Ympäristösertifikaatit huomioidaan myös tarjousvaiheessa.

Asiakkaan lähettämiä tiedostoja, kuten esim. tarjouspyyntö, voidaan liittää tarjouslomakkeelle, jolloin tiedot/tiedostot on kaikkien käytettävissä.

Kun tarjous on valmis, lähetetään se PDF tiedostona asiakkaalle, suoraan Gallery -ohjelmasta.

Gallery tarjouslaskennassa on valmiina ”soitto perään” seuranta.

Tilausten käsittely

Tarjous = Tilaus

Tarjous muuntuu tilaukseksi Galleryssa yhdellä sormen liikkeellä. Ei erillisiä lomakkeiden avauksia tai täyttöjä. Kaikki tarjousvaiheessa annetut tiedot siirretään tilaukseen hyväksyttyinä.

Tarpeen vaatiessa voidaan lähettää tilausvahvistus.

Tilausta täydennetään antamalla toimituspäivämäärät ja työohjeet tuotannolle.

Tilaus voidaan tehdä myös suoraan, ilman tarjousta.

Tuotannonsuunnittelu, -seuranta ja -raportointi

Tuotantokalenterilla asiat järjestykseen

Valmiit tilaukset viedään tuotantokalenteriin. Tuotantokalenterissa tuotteelle annetaan tarkka tuotantoaikataulu.

Tuotteiden järjestystä päivittäiskuormituksessa voidaan muuttaa, yksinkertaisesti muuttamalla tuotteiden järjestystä tai tuotantoaikoja.

Tuotantokalenterissa työvaiheiden edistymistä seurataan värisymboleilla.

Eri tuotantovaiheet hyväksytään ennen seuraavaa työvaihetta työntekijöiden puumerkein työpisteissä ja samalla raportoidaan toteutunut työaika sekä toteutunut materiaalinkulutus.

Tuotannon poikkeamat voidaan raportoida erikseen.

Työn alla olevien tuotteiden seuranta tehdään tuotantolistalla. Se antaa reaaliaikaisen näkymän koko tuotantoon. Myyjät voivat  seurata tämän näkymän avulla missä työvaiheessa tuotteet ovat ja tarpeen vaatiessa esittää lisäkysymyksiä ja muutoksia tuotannolle.

Tuotannonkuormitusta voidaan seurata myös tuotantolaitekohtaisesti erillisessä tuotantolaitelistassa. Tämä on erinomainen apu laitteita käyttävälle työntekijälle.

Toimitukset

Toimitukset jaetaan neljään eri toimitustapaan:

  1. Vedos-/mallitoimitus
  2. Sisäinen toimitus (konserni)
  3. Alihankintatoimitus
  4. Valmistoimitus

Jokaisen toimitustavan ominaisuudet on huomioitu ja niissä on kaikissa toimitustavan mukaiset lomaketiedot helposti saatavilla.

Lähettämö ohjaa toimituksia yhdeltä selkeältä toimituslistalta.

Saatteet, rahtikirjat, lava- ja laatikkotarrat tulostetaan ohjelmasta, sisältäen kansainväliset GTIN ja SSCC viivakoodit.

Kun toimitus on lähdössä, lähetetään toimitusilmoitus Gallery toimituslomakkeelta suoraan tilaaja-asiakkaalle.

Laskutus

Tilaus hyväksytään ja siitä generoidaan lasku.

Yhdestä tilauksesta voi tehdä useita laskuja, tai useasta tilauksesta voi tehdä koontilaskun.

Jos tilaus on hyväksymättä voidaan siitä silti tehdä ennakkolasku.

Pienemmissä töissä voidaan tilaus ja lasku hyväksyä samalla kertaa, mikä nopeuttaa ja helpottaa laskuttajan työtä.

Sähköinen Finvoice lasku toimii myös Galleryssa.

Factoring laskut on myös helposti siirrettävissä pankeille.

Mikäli laskujen käsittely on ulkoistettu, voidaan suorittaa operaattorisiirto.

Laskut siirretään lopuksi erillisen liitännän kautta valittuun myyntireskontraan.

Materiaalihallinta

Gallery-ohjelmaan syötetään materiaalitoimittajakohtaiset hinnastot.

Hinnastot voidaan päivittää vapaasti milloin vain.

Materiaalivarastossa jokainen nimike kohdistetaan omaan varastopaikkaansa.

Varastotilanne päivittyy reaaliajassa tuotannon kulutuksen mukaisesti.

Varastossa ylläpidetään myös asiakkaiden valmistuotteet.

Varastoitava materiaalinimike voidaan merkitä suosikiksi, jolloin tarjousta/tilausta tehtäessä suosikkituotteiden lista on käytössä.

Varaston ylläpitäjä pystyy seuraamaan auki olevien töiden materiaalitarvetta yhdeltä listalta. Tämän perusteella voidaan tilata puuttuvat materaalit. Lisäksi hälytysrajan alla olevat materiaalit voidaan poimia erikseen.

Varastoinventaarion voi tehdä milloin vain. Uudet saldot päivitetään yhdellä painikkeella.

Myyntibudjetit

Budjetoinnilla tavoitteet selkeiksi

Budjetit laaditaan Galleryyn tavoitteiksi myyjille.

Budjetit voidaan laatia joko yksittäiselle myyjälle tai myyntitiimille ja se on kuukausikohtainen.

Merkittävimmät asiakkaat voi budjetoida omiksi riveikseen, mutta budjetin voi laatia vapaasti myös pelkkinä euroina.

Samalla lomakkeella tehdään myynnin seuranta, helposti. Seurannan voi tehdä kuukausikohtaisesti ja kumulatiivisesti.

RAPORTIT

Raportit kaikkien tarpeisiin

  • myyjä- ja asiakaskohtaiset budjettien seurannat
  • tarjoustilanne
  • tarjouskanta
  • tilauskanta
  • keskeneräiset työt
  • tuotteen kannattavuus
  • työvaiheiden kannattavuus
  • alihankinnat
  • toimitukset
  • poikkeamat
  • tuotannonseurantaraportit
  • varastosaldot
  • varastotapahtumat
  • materiaalikulutus
  • materiaalitarve
  • laskutus
  • laskupäiväkirja
  • Intrastat

Raportit voidaan ajaa tiedostoksi, esim. Exceliin analysointia varten.

GalleryRaportit

 

 

TUOTTEET

Galleryn sydän, tuoterekisteri

Galleryn nopea käyttö perustuu valmiisiin tuotteisiin/tuoterunkoihin.

Jokaiselle tuotteelle tehdään tuotantoputki. Se sisältää kaikki työvaiheet, jotka kyseisen tuotteen tekemiseen tarvitaan.

Hinnoittelu perustuu tuotantokustannuksiin, mutta hinnoittelussa voidaan käyttää myös hinnastoa.

Tuotteille voidaan antaa GTIN koodi.

Tuotetiedot voidaan siirtää automaattisiirrolla esim. joka yö yrityksen webbikauppaan.

KONEET

Koneen identiteetti

Jokaiselle koneelle määritellään sen identiteetti, tekniset tiedot, kapasiteetti ja kustannukset.

Koneella tehtävät työvaiheet määritellään. Niistä syntyy lopullinen yksittäinen työvaihe tuotantoputkeen.

ASETUKSET

Galleryyn määritellään kaikki konserniin kuuluvat yritykset ja toimipisteet.

Käyttäjäjille määritellään käyttöliittymäkieli ja käyttöoikeudet eri toiminnoille Galleryssa.

Tämän lisäksi määritellään erilaisia parametreja joilla Gallerya ohjataan päivittäisessä käytössä.

.

ASENNUSOHJEET

Gallery asennusohje

Asennus suoritetaan annettujen ohjeiden mukaan. Asiakkaan oma IT-henkilö hoitaa asennuksen toimittajan opastuksen avulla. Ohjelmistojen asennuspaketit on ladattavissa www.filegallery.fi sivustoilta.

Palvelinkoneelle (server) asennetaan:

  • TeamViewer 14 etähallintaohjelma
  • FileMaker Server 18 ohjelma
  • FileMaker Pro 18 ohjelma
  • uudet Gallery -tietokannat

Gallery käyttäjän koneelle (client) asennetaan:

  • FileMaker Pro 18 ohjelma
  • AvaaGallery -tiedosto

Palvelinkone voidaan myös asentaa pilvipalveluna. Pilvipalvelun tarjoavat yhteistyökumppanimme Plan A Consulting Oy. Pilvipalvelusta veloitetaan erikseen.

 

File Maker Server 18 laitteistovaatimus (palvelin)

  • File Maker suosittelee dedikoitua palvelinta
  • File Maker suosittelee SSD levyä (Solid State Drive)
  • CPU: minimi Dual Core
  • RAM: minimi 8 GB
  • Hard Drive: 100 GB tai enemmän, minimi vapaata tilaa 50 GB
  • Käyttöjärjestelmä:
  • Windows Server 2016 Datacenter Edition and Standard Edition (+ Desktop Experience)
  • Windows Server 2012 R2 Standard Edition päivityksellä (kts. Microsoft KB 2919355)
  • macOS Mojave 10.14
  • macOS High Sierra 10.13

Technical Specifications: https://www.filemaker.com/products/filemaker-server/18-technical-specifications.html

 

File Maker Pro 18 Advanced laitteistovaatimus (client)

  • Windows:
  • CPU: 1 GHz tai nopeampi x86- tai x64-bit prosessori
  • RAM: 2 GB tai enemmän
  • Windows 10: Pro Edition, Enterprise Edition (32-bit ja 64-bit, October 2018 update)
  • Windows 8.1:  Standard Edition, Pro Edition (system päivitykset 2919355 ja 2999226)
  • Windows 7: SP1 Professional Edition, SP1 Ultimate Edition (system päivitys 2999226
  • Mac:
  • RAM: 4 GB tai enemmän
  • macOS Mojave 10.14
  • macOS Sierra 10.1

Technical Specifications: https://www.filemaker.com/products/filemaker-pro-advanced/18-technical-specifications.html

 

Social media & sharing icons powered by UltimatelySocial