softa

Ihme ja kumma

Vaikka toiminnanohjaus on tylsä ja monimutkainen aihe, on Gallery-ohjelma kiinnostava ja helppokäyttöinen. Sen avulla toiminnanohjauksen eri tehtävät on saatu samaan pakettiin ja sen ominaisuuksiin kuuluu olennaisena osana selkeä ja toiminnallinen käyttöliittymä, jota oppii käyttämään muutamassa hetkessä.

Ohjelmaa on kehitetty lähes kaksikymmentä vuotta, eri alojen asiantuntijoiden kanssa. Sen ydin lepää vahvasti graafisen teollisuuden perinteisissä prosesseissa, joiden uudenaikaistaminen on jatkuvaa. Nykyisin sitä käytetään myös cross-media-alalla ja pakkausteollisuudessa.

Gallery ohjelmalla säästätte aikaa ja samalla rahaa, koska liiketoimintanne prosessit hallitaan yhdellä ja yhteismitallistettavalla tavalla.

ERP / MIS

Liiketoiminnan osat haltuun Gallerylla

Gallery integroi yrityksen liiketoiminnan eri osat yhteen järjestelmään. Ohjelman kaikki ominaisuudet on käytössä kaikilla Galleryn asiakkailla. Versiopäivitykset tehdään keskitetysti kaikille.

ERP -järjestelmän käyttöönoton katsotaan olevan kallista ja aikaavievää. Tämä ei päde Gallery ohjelmaan ja sen voi todistaa Galleryn asiakkaat. Asiakkaita lähinnä harmittaa se, että he eivät ole siirtyneet Gallery käyttäjiksi aikaisemmin.

Galleryn ERP filosofia on yksinkertainen. Koko ajatus lähtee ihmisestä. Ihminen on keskiössä ja järjestelmä palvelee häntä.

Villi hinnoittelu tuhoaa yrityksen

Tarvitsette Gallerya saadaksenne hinnoittelun hallintaan ja todellisen kulurakenteen selville.

 

GalleryValikko

 

 

 

Asiakas / CRM

Henkilö- ja yritystiedot

Asiakkaat ovat aina ihmisiä. Galleryn CRM osiossa voidaan asiakkaan tietoja käsitellä henkilötasolla, mutta asiakokonaisuuksista riippuen myös asiakasryhminä, segmentteinä tai yritystasolla.

Galleryyn voi lisätä helposti uuden asiakkaan.

Yhdellä silmäyksellä pystyy näkemään tehdyt kontaktit, tarjoukset, tilaukset  ja laskut, sekä seuraamaan niiden statusta.

Asiakkaan lähettämiä tiedostoja (Word, PDF, Excel) voi tuoda asiakaskortille, jolloin ne on kaikkien hyödynnettävissä. 

Tarroja pystyy tulostamaan, tai tallentamaan asiakastiedot tiedostoksi digipainatusta varten suoraan Gallerysta.

Maksuhäiriöiden ilmetessä voi toimituskiellon määrittää helposti yhdellä klikkauksella.

Asiakkaan omat valmistuotteet on nähtävillä saldoineen.

Yhteydenotot

Gallery ohjelmassa yhteydenotot voidaan tallentaa helposti kaikkien käyttöön. Yhteydenottojen hallinta tehdään sen tavan mukaisesti miten yrityksessä on totuttu toimimaan. 

Koko organisaatio hyötyy kun yhteydenotot on kaikkien käytettävissä. Tämä korostuu erityisesti silloin, kun esimerkiksi myyjä sairastuu tai on lomalla.

Kaikkien avoimien yhteydenottojen seuranta voidaan tehdä helposti yhdellä selauksella.

Tarjouslaskenta

Joustavaa, nopeaa ja helppoa

Gallery hinnoitelulla vältät villiä hinnoittelua. Se on johdonmukainen ja perustuu oman työn, materiaalien ja alihankinnan kustannuksiin. 

Tarjouslaskelmassa katelaskelma, kustannusrakenne, myyntikate, käyttökate ja voittoprosentti, näkyy yhdellä silmäyksellä!

Gallery-ohjelmassa on etukäteen määritelty erilaisia tuoterunkoja/tuotepohjia. Niitä voidaan hyödyntää kun tehdään uusi tarjous. Tästä syystä tarjouksen tekeminen voidaan tehdä salamannopeasti.

Vanhan tarjouksen voi myös monistaa, jolloin tarjouksen tekeminen on vieläkin nopeampaa.

Vaihtoehtotarjouksen tekeminen onnistuu myös. Samassa tarjouksessa on tällöin yksi tuote esimerkiksi monella eri materiaalivaihtoehdolla.

Ennen lopullisen hinnan hyväksymistä myyjän pitää aina tarkastaa tuotantoputken työvaiheet. Se tehdään Gallery-ohjelmassa yhdellä silmäyksellä samalla tarjouslomakkeella.

Jos tarjous sisältää alihankintatyötä, voidaan alihankkijalle lähettää tarjouspyyntö PDF tiedostona suoraan tarjouslomakkeelta.

Varastotuotteet ja tarvikkeet voidaan tarjota samassa tarjouksessa tuotantotuotteiden kanssa.

Ympäristösertifikaatit huomioidaan myös tarjousvaiheessa.

Asiakkaan lähettämiä tiedostoja, kuten esim. tarjouspyyntö, voidaan liittää tarjouslomakkeelle, jolloin tiedot/tiedostot on kaikkien käytettävissä.

Kun tarjous on valmis, lähetetään se PDF tiedostona asiakkaalle, suoraan Gallery -ohjelmasta.

Gallery tarjouslaskennassa on valmiina ”soitto perään” seuranta.

Tilausten käsittely

Tarjous = Tilaus

Tarjous muuntuu tilaukseksi Galleryssa yhdellä sormen liikkeellä. Ei erillisiä lomakkeiden avauksia tai täyttöjä. Kaikki tarjousvaiheessa annetut tiedot siirretään tilaukseen hyväksyttyinä.

Tarpeen vaatiessa voidaan lähettää tilausvahvistus.

Tilausta täydennetään antamalla toimituspäivämäärät ja työohjeet tuotannolle.

Tilaus voidaan tehdä myös suoraan, ilman tarjousta.

Tuotannonsuunnittelu, -seuranta ja -raportointi

Tuotantokalenterilla asiat järjestykseen

Valmiit tilaukset viedään tuotantokalenteriin. Tuotantokalenterissa tuotteelle annetaan tarkka tuotantoaikataulu.

Tuotteiden järjestystä päivittäiskuormituksessa voidaan muuttaa, yksinkertaisesti muuttamalla tuotteiden järjestystä tai tuotantoaikoja.

Tuotantokalenterissa työvaiheiden edistymistä seurataan värisymboleilla.

Eri tuotantovaiheet hyväksytään ennen seuraavaa työvaihetta työntekijöiden puumerkein työpisteissä ja samalla raportoidaan toteutunut työaika sekä toteutunut materiaalinkulutus.

Tuotannon poikkeamat voidaan raportoida erikseen.

Työn alla olevien tuotteiden seuranta tehdään tuotantolistalla. Se antaa reaaliaikaisen näkymän koko tuotantoon. Myyjät voivat  seurata tämän näkymän avulla missä työvaiheessa tuotteet ovat ja tarpeen vaatiessa esittää lisäkysymyksiä ja muutoksia tuotannolle.

Tuotannonkuormitusta voidaan seurata myös tuotantolaitekohtaisesti erillisessä tuotantolaitelistassa. Tämä on erinomainen apu laitteita käyttävälle työntekijälle.

Toimitukset

Toimitukset jaetaan neljään eri toimitustapaan:

  1. Vedos-/mallitoimitus
  2. Sisäinen toimitus (konserni)
  3. Alihankintatoimitus
  4. Valmistoimitus

Jokaisen toimitustavan ominaisuudet on huomioitu ja niissä on kaikissa toimitustavan mukaiset lomaketiedot helposti saatavilla.

Lähettämö ohjaa toimituksia yhdeltä selkeältä toimituslistalta.

Saatteet, rahtikirjat, lava- ja laatikkotarrat tulostetaan ohjelmasta, sisältäen kansainväliset GTIN ja SSCC viivakoodit.

Kun toimitus on lähdössä, lähetetään toimitusilmoitus Gallery toimituslomakkeelta suoraan tilaaja-asiakkaalle.

Laskutus

Tilaus hyväksytään ja siitä generoidaan lasku.

Yhdestä tilauksesta voi tehdä useita laskuja, tai useasta tilauksesta voi tehdä koontilaskun.

Jos tilaus on hyväksymättä voidaan siitä silti tehdä ennakkolasku.

Pienemmissä töissä voidaan tilaus ja lasku hyväksyä samalla kertaa, mikä nopeuttaa ja helpottaa laskuttajan työtä.

Sähköinen Finvoice lasku toimii myös Galleryssa.

Factoring laskut on myös helposti siirrettävissä pankeille.

Mikäli laskujen käsittely on ulkoistettu, voidaan suorittaa operaattorisiirto.

Laskut siirretään lopuksi erillisen liitännän kautta valittuun myyntireskontraan.

Materiaalihallinta

Gallery-ohjelmaan syötetään materiaalitoimittajakohtaiset hinnastot.

Hinnastot voidaan päivittää vapaasti milloin vain.

Materiaalivarastossa jokainen nimike kohdistetaan omaan varastopaikkaansa.

Varastotilanne päivittyy reaaliajassa tuotannon kulutuksen mukaisesti.

Varastossa ylläpidetään myös asiakkaiden valmistuotteet.

Varastoitava materiaalinimike voidaan merkitä suosikiksi, jolloin tarjousta/tilausta tehtäessä suosikkituotteiden lista on käytössä.

Varaston ylläpitäjä pystyy seuraamaan auki olevien töiden materiaalitarvetta yhdeltä listalta. Tämän perusteella voidaan tilata puuttuvat materaalit. Lisäksi hälytysrajan alla olevat materiaalit voidaan poimia erikseen.

Varastoinventaarion voi tehdä milloin vain. Uudet saldot päivitetään yhdellä painikkeella.

Myyntibudjetit

Budjetoinnilla tavoitteet selkeiksi

Budjetit laaditaan Galleryyn tavoitteiksi myyjille.

Budjetit voidaan laatia joko yksittäiselle myyjälle tai myyntitiimille ja se on kuukausikohtainen.

Merkittävimmät asiakkaat voi budjetoida omiksi riveikseen, mutta budjetin voi laatia vapaasti myös pelkkinä euroina.

Samalla lomakkeella tehdään myynnin seuranta, helposti. Seurannan voi tehdä kuukausikohtaisesti ja kumulatiivisesti.

RAPORTIT

Raportit kaikkien tarpeisiin

  • myyjä- ja asiakaskohtaiset budjettien seurannat
  • tarjoustilanne
  • tarjouskanta
  • tilauskanta
  • keskeneräiset työt
  • tuotteen kannattavuus
  • työvaiheiden kannattavuus
  • alihankinnat
  • toimitukset
  • poikkeamat
  • tuotannonseurantaraportit
  • varastosaldot
  • varastotapahtumat
  • materiaalikulutus
  • materiaalitarve
  • laskutus
  • laskupäiväkirja
  • Intrastat

Raportit voidaan ajaa tiedostoksi, esim. Exceliin analysointia varten.

TUOTTEET

Galleryn sydän, tuoterekisteri

Galleryn nopea käyttö perustuu valmiisiin tuotteisiin/tuoterunkoihin.

Jokaiselle tuotteelle tehdään tuotantoputki. Se sisältää kaikki työvaiheet, jotka kyseisen tuotteen tekemiseen tarvitaan.

Hinnoittelu perustuu tuotantokustannuksiin, mutta hinnoittelussa voidaan käyttää myös hinnastoa.

Tuotteille voidaan antaa GTIN koodi.

Tuotetiedot voidaan siirtää automaattisiirrolla esim. joka yö yrityksen webbikauppaan.

LAITTEET/TYÖVAIHEET

Laitteen identiteetti

Jokaiselle laitteelle määritellään sen identiteetti, tekniset tiedot, kapasiteetti ja kustannukset.

Laitteella tehtävät työvaiheet määritellään. Niistä syntyy lopullinen yksittäinen työvaihe tuotantoputkeen.

PARAMETRIT

Galleryyn määritellään kaikki konserniin kuuluvat yritykset ja toimipisteet.

Käyttäjäjille määritellään käyttöliittymäkieli ja käyttöoikeudet eri toiminnoille Galleryssa.

Tämän lisäksi määritellään erilaisia parametreja joilla Gallerya ohjataan päivittäisessä käytössä.

parametrikuva.

ASENNUSOHJEET

Gallery IV asennusohje

Gallery-ohjelmistoa käytetään omalla palvelimella tai pilvipalveluna
Ennen asennusta tarvitsette Gallery IV asennuskoodit. Ne lähetetään yrityksenne ICT vastuuhenkilölle sen jälkeen, kun sopimus File Gallery Oy:n kanssa on tehty.

Gallery -palvelinohjelmiston asennus yrityksenne palvelimelle
Yrityksenne omalle palvelimelle asennetaan seuraavat ohjelmat
– FileMaker Server 16
– FileMaker Pro 16
– TeamViewer Host 12
Kun palvelinohjelmat on asennettu File Gallery Oy asentaa Gallery IV tietokannat palvelimellenne.
Pilvipalvelua käytettäessä palvelinasennus tehdään pilvipalveluna.

Gallery -käyttäjäohjelmiston asennus työntekijöiden työasemille
Yrityksenne työntekijöiden työasemille asennetaan FileMaker Pro 16 ohjelma.
Tämän jälkeen File Gallery Oy toimittaa -AvaaGallery IV- nimisen tiedoston yritykseenne asennettavaksi. Tämän jälkeen yrityksenne ICT-vastuuhenkilö kopioi jokaisen käyttäjän työpöydälle AvaaGallery IV tiedoston.

Lisäasennus yrityksenne yhteyshenkilölle
Yhteyshenkilölle ladataan Gallery_Quicksupport tiedosto työpöydälle, jolla mahdollistetaan suora etäyhteys.

Apua asennukseen
Yhteistyökumppanimme hoitavat tarvittaessa asennuksen. Samalla hoituu koneisiin, käyttöjärjestelmiin ja verkkoon liittyvät työt.
Plan A Consulting Oy, Perttu Aaltonen, 040 684 7447, perttu.aaltonen(at)planaconsulting.fi
Jepit Oy, Jere Tuokkola, 044 052 2555, jere.tuokkola(at)jepit.fi

File Maker 16 laite- ja ohjelmistovaatimukset

Palvelin/Server
File maker server 16 system and hardware requirements:
https://www.filemaker.com/products/filemaker-server/server-16-specifications.html

Työasema/Workstation
File maker Pro 16 system specifications
https://www.filemaker.com/products/filemaker-pro/pro-16-specifications.html

Social media & sharing icons powered by UltimatelySocial